Альтернатива электронной почте: использование экстрасети для отправки документации онлайн

Почему экстрасеть для отправки документации лучше, чем электронная почта в работе бюро переводов? Ответ прост: последняя прекрасно подходит для общения между двумя людьми, но не полностью удовлетворяет потребности в коммуникации между группами, занятыми в совместной работе над проектом.

Большинство программ электронной почты предусматривает – если, все же, предусматривает – относительно эффективный способ распределения сообщений и вложений в соответствии с приоритетом. Все поступает в одно и то же место и в том порядке, в котором было отправлено.

Посредством экстрасети все документы бюро переводов документы автоматически помещаются в папку, имеющую отношение к проекту.

Не путать с последней шуткой, распространяющейся по офису.

Помимо этого, экстрасеть может работать с документом любого размера. Используя электронную почту, вы имеете вероятность столкнуться с ситуацией, когда крупные вложения не смогут пройти через брандмаузер компании.

Отправление PowerPoint-презентации в группе может послужить прекрасным примером. Используя электронную почту, вы вынуждены разбивать презентацию на маленькие части, каждая из которых прикрепляется к отдельному письму. Данные части не приходят одновременно, поэтому может возникнуть некоторая путаница среди участников-получателей. Представьте – вы отправляете 3 презентации, каждая в трех частях, для шести человек. Получается девять писем для шести человек. Сорок четыре сообщения!

Посредством экстрасети презентации могут быть отправлены одновременно и целиком, вместе со сходными документами автоматически распределяясь в папку, соответствующую проекту.

И у каждого есть доступ в одно и то же время.

Во многих экстрасетях система упрощена – используются автоматические предупреждения электронной почты, информирующие переводчиков, что документы доступны и предоставляющие возможность комментирования, что позволяет каждому пользователю выразить свое мнение.

Экстрасеть гарантирует, что вся документация поступит на место назначения, будучи готовой для моментального отклика. И она располагает документы и сообщения вместе. Бюджет, расписание, стратегический план, PowerPoint презентация, заметки и комментарии каждого – все это появляется на одной странице. Никакой сортировки среди длинного списка не связанных с друг другом электронных писем.

И последнее. Многие экстрасети защищены посредством 128-битного кодированием, данный вид защиты также используется для финансовых операций. С другой стороны, электронная почта может оказаться в чьих угодно руках, в этом ничего особенного, если вы делитесь последней шуткой, но становится вовсе не смешно, когда речь идет о конфиденциальности самых важных документов для вас.

Все статьи